Comment proposer au téléchargement des documents bureautiques accessibles ?

Ce que j’ai fait :

• lire l’article PDF et accessibilité : la fausse bonne idée(lien externe) de Sylvie Duchateau
• lire l’article Documents en téléchargement(lien externe) du Guide “Contribuer sur le Web de manière accessible”

Ce que j’ai appris

Rappel : indication de format, poids et langue

Lorsqu’un document est proposé au téléchargement, il est conseillé de fournir certaines informations. Dans un article précédent, j’avais évoqué la bonne pratique consistant à indiquer le format, le poids et la langue d’un fichier à télécharger. Il s’agit bien d’une bonne pratique et non d’une recommandation légale, ce critère ayant été supprimé dans la version 4 du RGAA (Référentiel Général d’Amélioration de l’Accessibilité. Pour plus d’informations à ce sujet, je vous invite à consulter mon article Les fichiers à télécharger.

Des documents accessibles en téléchargement

Nous nous intéressons donc aux critères d’accessibilité suivants :

Critère 13.3. Dans chaque page web, chaque document bureautique en téléchargement possède-t-il, si nécessaire, une version accessible (hors cas particuliers) ?

Critère 13.4. Pour chaque document bureautique ayant une version accessible, cette version offre-t-elle la même information ?

Les documents bureautiques concernés sont ceux dont le type de format est reconnu compatible avec l’accessibilité :

• Microsoft Office (Word 2003, OOXML)

• Open Office Org (ODF)

• Adobe PDF

• Epub/Daisy

Le format txt n’est en revanche pas reconnu comme un format compatible avec l’accessibilité.

Impact sur les internautes

Les documents bureautiques proposés au téléchargement doivent être accessibles. Il est en effet dommage de faire des efforts pour coder un site web accessible mais sur lequel les documents proposés au téléchargement ne le sont pas. Par exemple : proposer le programme d’un festival au format PDF (Portable Document Format) numérisé en tant qu’image, ce qui le donc inexploitable par les technologies d’assistance (il est en effet impossible de lire, grossir, sélectionner le contenu ou de faire une recherche de texte dans ce type de document).

Les principaux utilisateurs impactés sont les internautes aveugles, mal-voyants ou ayant des difficultés de lecture, qui ne seront donc pas en mesure d’accéder à l’information. Il est important de veiller à ce que tous les contenus d’un site soient accessibles, et pas uniquement le site en lui-même.

L’inaccessibilité des documents bureautiques est un problème fréquemment rencontré par les personnes en situation de handicap. Dans son article PDF et accessibilité : la fausse bonne idée(lien externe), Sylvie Duchateau explique ainsi que selon une étude menée par la Fédération des Aveugles et Amblyopes de France en juin 2017, les trois quart des répondants déclarent avoir des problèmes (ponctuels ou récurrents) avec les documents PDF.

De manière générale, il est préférable de ne pas transmettre d’information essentielle dans des documents bureautiques. Le contenu principal doit rester le contenu web et les documents bureautiques doivent être utilisés à des fins d’impression ou pour véhiculer une information similaire :

• sur une page web accessible où le document en téléchargement n’apporte aucune information supplémentaire, il n’est pas nécessaire de le rendre accessible.

• sur une page web accessible où le document en téléchargement apporte des informations complémentaires, il est nécessaire de le rendre accessible.

Règles d’accessibilité des documents bureautiques

Comme pour le web, il existe des recommandations spécifiques aux documents bureautiques afin de les rendre accessibles à tous et à toutes. On retrouve cependant des règles similaires telles que la structuration du document en utilisant les éléments appropriés (titres, listes), la nécessité de fournir des alternatives aux images, les aides à la navigation…

La DISIC (Direction Interministérielle des Systèmes d’Information et de Communication) fournit un guide très détaillé intitulé Créer des documents bureautiques accessibles(lien externe). Ce guide couvre de nombreux formats parmi lesquels ceux de la suite Microsoft et LibreOffice.

Comme pour les sites internet, il est donc nécessaire de s’entourer de spécialistes maîtrisant la création de documents bureautiques accessibles.

Fournir une version alternative accessible

Si le document n’est pas accessible, il existe plusieurs solutions afin de garantir à l’internaute un accès équivalent à l’information.

En premier lieu, il est important de prévenir l’internaute de l’inaccessibilité du document. De la même manière que pour le format, la langue ou le poids, indiquez le dans l’intitulé du document ou à proximité.

Il est possible de mettre à disposition un document équivalent accessible dans un autre format. Par exemple, un document PDF non accessible peut être remplacé par un document au format odt respectant les règles d’accessibilité. Les deux fichiers peuvent être proposés au téléchargement, en précisant lequel est accessible ou non.

Enfin, proposer une version alternative au format HTML (HyperTtext Markup Language) est également envisageable. L’alternative ne sera donc pas un autre document à télécharger mais une page web structurée reprenant le contenu du document.

Quelle que soit la solution envisagée, il est primordial que la version alternative offre la même information.